Böwe Systec AB sökte helhetskoncept – valde CloudOffice!

Böwe Systec AB behövde ett nytt, anpassat affärssystem för hela affärsflödet, från lagersystem fram till kundfaktura.
Valet föll på CloudOffice.

Helhetslösning med integrationer

Vi möter Fredrik Larsson som arbetar på Böwe Systec AB, ett av 20 dotterbolag till ett världsomspännande företag med 75 år på nacken och med totalt ca 1000 anställda. Här i Sverige är företaget dock lite mer småskaligt med 8 medarbetare. Man arbetar med service och försäljning av maskiner till kuvertering, paketering och kortmaskiner och – precis som på CloudOffice – skräddarsyr man smarta lösningar för sina kunders behov och önskemål. Huvudkontoret ligger i Augsburg, Tyskland och Böwe Systec har i princip verksamhet världen över, från Europa till Japan och USA. På den svenska marknaden har företaget funnits sedan 1991.

När det kommer till affärsprogram i verksamheten, använde sig Böwe Systec tidigare av ett webbaserat system som visserligen gjorde det jobb som förväntades, men lämnade lite övrigt att önska. Fredrik berättar att de inte var helt belåtna med det gamla programmet utan krävde lite mer flexibilitet av sitt system. De kände att det nu var dags för ett byte. Sedan två år tillbaka är Böwe nu nöjda CloudOffice-användare!

– Då vi lagerför rätt så mycket artiklar, behövde vi ett system som kunde ge oss en helhetslösning med lagersystem, och där vi kunde göra inköpsorder och sedan hela vägen till offert, kundorder, utleverans och kundfakturor, säger Fredrik. Sedan var det nödvändigt för oss att systemet kunde integreras med Fortnox, eftersom företagets bokföring sker i Fortnox.

Flera flexibla fördelar

Det tidigare systemet som Böwe Systec använde löste alltså egentligen dessa uppgifter, så då kanske man frågar sig vad de vann på att byta till CloudOffice.

– Fördelen med CloudOffice, om man jämför med det gamla programmet, är att det andra är byggt för större företag och det finns ingen möjlighet att ändra det, säger Fredrik. Om vi har nya finesser som är specifika för oss, då kan CloudOffice anpassa detta åt oss. CloudOffice gör det väldigt bra. De har hjälpt oss med det specifika som vi vill ha. Integrationen mellan CloudOffice och Fortnox fungerar jättebra, allting med lagersaldo, inventering, produkter hela vägen från inköp till leverans och fakturering. Allting blir mer lättarbetat! Det blir även lite säkrare uppföljning på fakturor till exempel.

Bra support

Nu skulle man ju lätt kunna tro att ett byte av affärssystem kanske skulle innebära krångel och framför allt ta lång tid i anspråk innan uppstart vore möjlig. Men i så fall tar man miste. Bara två veckor tog det i alla fall för Böwe att komma igång med implementeringen, sedan kunde Fredrik och hans kollegor börja arbeta i CloudOffice.

– Vi började använda systemet precis som det levererades, dvs ”out of the box”. Tillsammans med CloudOffice support gick vi igenom alla processer för att kontrollera att allt passade oss. Det blev väldigt bra, precis som det fungerar nu. Allt är toppen, vi är jättenöjda!

Vi kunde börja med systemet snabbt och utföra grundoperationer. När vi sedan hade frågor, fick vi bra support.

Enkelt och tidseffektivt

Nu använder Böwe Systec sitt nya affärsprogram för hela verksamhetsprocessen och uppskattar att det är så pass lättanvänt.

– Vi kör hela flödet från det att vi behöver en produkt, och då gör vi en inköpsorder. Sedan kör vi allting med lager, inkl. inventering i CloudOffice. Om vi använder produkten själva, så skriver vi av smidigt utifrån lagret. Alternativt, om vi säljer en produkt gör vi en kundorder och sedan utleverans och kundfaktura.

Alla uppgifter skickas till Fortnox, så att bokförare har alla uppgifter i bokföringen. Allt sker automatiskt.

Det är förstås angeläget att alla på ett företag känner sig bekväma med implementeringen av ett nytt program. Så hur gick det? Var det lätt att vänja sig vid programmet?

– Man kan använda systemet på olika sätt, säger Fredrik och fortsätter: För att börja med det behöver man inte veta 100%. Grunderna kommer väldigt snabbt. Det är väldigt, väldigt enkelt. Man kan köra hela kedjan från inköpsorder till kundfaktura på 30 sekunder, det är bara att klicka och klicka och allting följer med i ett svep! Det går snabbt, man behöver inte göra ett nytt dokument hela tiden. Det är väldigt tidseffektivt!

Planering för framtiden

Fredrik verkar mer än nöjd med sitt nya system och kan faktiskt inte se några nackdelar med det alls. Tvärtom, han kan absolut rekommendera CloudOffice till andra företag.
Böwe Systec nöjer sig dock inte med de implementeringar de hittills gjort, utan har planer för framtiden vad gäller CloudOffice. De har nyligen anställt några fler medarbetare och dessa har i princip lärt sig grunderna i programmet nu, så inom kort kan Böwe Systec börja med andra saker som de vill utveckla, berättar Fredrik.

Man funderar bl. a. på en s.k. ABC-analys, en rapport som hjälper till med kund- och produktanalyser för optimering av flödena och man har dessutom redan införskaffat flera nya funktioner i programmet.

– Ja, det var ett antal nya systemanpassningar som vi har beställt, säger Fredrik, tex lagerändringsrapport, kostnadsställe, olika utskriftsmallar, planeringsverktyg, arbetsschema, arbetsorder och inventering via mobil. Planeringsschema och arbetsorder är något som vi vill börja med snart.

Nästa steg som vi vill utveckla handlar om att vi ska kunna läsa streckkoder i vårt lagersystem.

Det är det nästa som står på tur!

Vill du veta mer om våra lösningar? Läs mer om vad CloudOffice kan göra för just ditt företag på www.cloudoffice.se