Att automatisera sitt företag – projektbaserat tillvägagångssätt
Automatisering görs för att förbättra effektiviteten för företag. Automatiseringen sker utifrån ett valt administrationssystem, som vid behov anpassas för att möta kundens specifika krav.
Automatisering kan också leda till vissa förändringar i företagets processer.
När man automatiserar ett företag, använder man sig ofta av ett projektbaserat tillvägagångssätt som bygger på interaktionen mellan kunden och projektgruppen som genomför implementeringen. Projektgruppen består av utvecklare, analytiker och en projektledare. Den samlade erfarenheten gör det möjligt för projektgruppen att snabbt komma fram till ett bra förslag för automatisering av företaget och genomföra detta.
De olika stegen i automatiseringen av företagets verksamhet:
- Fastställande av syfte och mål med automatiseringen
- Kartläggning av företagets verksamhet
- Projektbeskrivning och förberedelse av detaljplan
- Installering och anpassning av systemet enligt kundens önskemål
- Personalutbildning och provkörning
- Lansering av systemet
- Support och underhåll
1. Fastställande av syfte och mål med automatiseringen
För att automatisering ska vara till nytta för företaget, är det nödvändigt att ta reda på vilka syften och mål som man vill uppnå med automatiseringen. Man tittar på vilka problem som ska lösas och vilka fördelar kunden ska få ut av arbetet.
Det är viktigt att man är tydlig med målen och att de kan verifieras.
Exempel
Ett litet livsmedelsföretag vill ha hjälp med att genomföra batchhantering. Man vill att systemet ska kunna spåra färdiga produkter och råvaror som används för produktion. För att göra detta behövs en rapport som innehåller information om alla komponenter som används vid tillverkning av varor för den angivna batchen.
Det är ett krav från Livsmedelsverket att livsmedelsproducenter kan redovisa detta.
För närvarande görs sådan redovisning manuellt på företaget, vilket är mycket tidsödande.
2. Kartläggning av företagets verksamhet
Vid en kartläggning av företagets verksamhet görs en analys av de befintliga affärsprocesserna som sker på företaget. Man identifierar eventuella “flaskhalsar” och kommer med lösningar som kan leda till en ökad effektivitet för företaget.
När man kartlägger företaget, visar det sig vilka processer som bör automatiseras. Man reder ut vilka system som kan användas för automatisering och vilka förbättringar som behöver göras i systemet.
Dessutom kan förslag utvecklas för kunden för att optimera företagets arbetsprocesser.
Analysprocessen grundar sig på det gemensamma arbetet mellan kunden och projektgruppen.
Baserat på resultaten från kartläggningen av företaget, görs slutligen ett dokument utifrån kartläggningen.
Exempel
CloudOffice har haft flera möten på kundens produktionsanläggningar. Under dessa möten berättade kunden om sitt företag, vilka produkter de tillverkar, hur produktionsprocessen och företagets dokumentflöde ser ut. Det visade sig att, förutom batchhanteringen i produktionen, finns det några punkter som tar upp mycket av de anställdas tid, sådant som skulle kunna gå att automatisera.
Ett exempel på sådana problem är när redovisningen av olika delar i företaget görs i olika och sinsemellan oberoende system, dvs redovisningen sker i ett system, order görs i ett annat och produktionshanteringen i ett tredje, och dessa system är i allmänhet inte integrerade med varandra. Detta leder till att personalen måste mata in information i olika system och att det alltså inte finns någon helhetsredovisning i företaget.
CloudOffice får se exempel på produktionsdokument, rapporter om redovisning av batcher av tillverkade varor, exempel på fraktsedlar och etiketter som används för produktmärkning.
3. Projektbeskrivning och förberedelse av detaljplan
Baserat på uppgifterna från kartläggningen av företagets verksamhet, specificerar man nu uppdraget i en detaljplan. Detta dokument utgör underlaget för att man ska kunna implementera och leverera programmet till kunden.
Dokumentet kan innehålla följande avsnitt:
- Beskrivning av arbetsprocesserna i det nya systemet
- Beskrivning av det arbete som kommer att utföras under projektets gång, inklusive utveckling av nya funktioner, installation av systemet, slutförande av tryckta formulär, rapporter, förberedande av instruktioner för användare etc.
- Ansvarsområden för kunden och projektgruppen
- Kriterier för att acceptera projektet
Beroende på projektet kan detaljplanen ha olika omfattning och innehåll. För mindre projekt kommer detta dokument endast att innehålla huvudpunkterna, och för större, mer komplexa projekt kommer villkoren att vara mer omfattande och detaljerade.
Detaljplanen måste avtalas med kunden innan arbetet med projektet påbörjas.
Baserat på detaljplanen kan projektgruppen arbeta fram ett rimligt förslag för kostnaden för hela projektet och en tidplan för genomförandet.
Exempel
Baserat på informationen som framkommit vid undersökning av företagets verksamhet, förbereds en kort detaljplan. CloudOffice kommer att vara det huvudsakliga administrationssystemet i företaget och kommer att hantera inköp, lagerhantering, produktionshantering och försäljningshantering.
På kundens begäran kommer bokföringen att fortsätta i det befintliga systemet. Man kommer därför att skapa en integration mellan CloudOffice och det befintliga bokföringsprogrammet.
Två produktionsrapporter kommer att skapas enligt kundens förslag, samt layouter för utskrift av etiketter och etiketter för produktmärkning.
Man har kommit överens om en tidplan för projektet och en lista med uppgifter som kommer att tas fram av kunden för att sedan laddas upp i det nya systemet. Denna gäller varulistan, leverantörer osv.
4. Installering och anpassning av systemet enligt kundens önskemål
Implementering av systemet färdigställs av CloudOffices projektteam.
Uppgifter förbereds för arbetet, allt enligt vad som beskrivs i detaljplanen.
Genom utvecklingsgruppens beslut kan de nya funktionerna som beskrivs i detaljplanen lanseras som en del av de aktuella uppdateringarna hos CloudOffice och införlivas i standardversionen av programmet. Om funktionen är unik för projektet som utvecklas, kommer de endast att tillämpas hos den kund som projektet görs för.
Utveckling och provning utförs i enlighet med CloudOffice utvecklingspolicy.
När nya funktioner skapas, tar man också fram dokumentation och användarinstruktioner för dessa funktioner.
Vid mer komplexa funktioner, kan kunden få ut ett delresultatet under arbetets gång för utvärdering och godkännande.
Om projektet inkluderar lanseringen av ny utrustning, till exempel streckkodsläsare, etikettskrivare osv, måste denna utrustning köpas och integreras i systemet i detta skede.
Exempel
Enligt detaljplanen för projektet måste följande förbättringar göras:
- Specialiserade tryckta formulär enligt kundens förslag. Kunden tillhandahåller exempelblanketter.
- Ny rapport om batcher. Kunden lämnar in sitt förslag till rapporten.
Projektgruppen slutför uppgifterna:
- Specialiserade utskrivbara formulär skapas inom två dagar och kopplas till kundbasen.
- Rapporten om batcher bestäms som standard för CloudOffice-systemet. Denna rapport är utvecklad och ingår i en ny version (uppdatering) av systemet och görs tillgänglig för alla kunder. I enlighet med kundens förslag görs rapporten mer universell och täcker nu alla kundens behov.
5. Personalutbildning och provkörning
När alla nödvändiga ändringar har gjorts, är det dags för utbildning av den personal som kommer att arbeta i systemet. Träning kan genomföras antingen på ett testsystem eller direkt på ett riktigt system i ett testläge.
Under träningen kan man använda användarinstruktioner som har utvecklats under projektets gång.
Baserat på träningsresultaten måste personalen kunna arbeta i systemet och utföra typiska operationer för sin roll i systemet.
Om man har anslutit ny utrustning under projektets gång, bör användarna lära sig att arbeta även med den.
Exempel
Ett testsystem har nu blivit klart och det har blivit dags för utbildning.
Användaren som ansvarar för produktionen får tillgång till det nya systemet och arbetsinstruktionerna. Utbildningen genomförs av projektledaren och det tar en arbetsdag i anspråk. Man gör ett exempel på batchproduktion, allt från produktionsplanering, beställning av råvaror, redovisning av färdiga varor och slutligen till utskrift av etiketter och produktmärkning.
Olika händelser i produktionen och användarens reaktion på dem tas med i beräkningen.
Användaren lär sig systemet och de funktioner som behövs och bekräftar sedan att företaget är redo att börja arbeta i det nya systemet.
6. Lansering av systemet
Innan systemet startas är det nödvändigt att uppdatera data i systemet från och med lanseringsdatumet, inklusive:
kataloger, inklusive en lista över användare, varor, leverantörer, priser, produktionsutrustning, arbete scheman etc.
ingående saldon, inklusive avtal med kunder och leverantörer, lagersaldo osv.
integration med tredjepartssystem
Beroende på projektets storlek kan starten på det nya systemet ske antingen i ett eller flera steg.
Vid start i ett enda steg, kommer det nya systemet omedelbart att ersätta alla gamla administrationssystem.
Om övergången sker stegvis, introduceras det nya systemet i faser undan för undan.
Exempel
Kunden har förberett uppgifter som ska läggas upp i systemet den 1 november 2020. Projektgruppen importerar uppgifterna till systemet.
Lanseringen av systemet börjar med administration för inköp och försäljning. Allt går bra och efter en månad kan man starta upp produktionshanteringen i systemet.
7. Support och underhåll
Efter lanseringen av systemet får kunden support från utvecklings- och supportteamet.
Support inkluderar hjälp om aktuella frågor angående användningen av systemet, inställningar etc.
Alla supportförfrågningar registreras och sköts i supporthanteringssystemet. För att öppna en förfrågan kan du skicka ett mejl till [email protected] eller ringa din projektledare.
Support inkluderar också pågående systemuppdateringar som släpps regelbundet. När kundbasen uppdateras kommer användarna att få information om den nya funktionen som lanserats i uppdateringen.
Om kunden behöver nya funktioner kan han också kontakta supporten. Sådana förfrågningar kommer att registreras och hanteras som ett separat projekt.
Exempel
En användare som arbetar med lagerdokument vill att det ska gå att inkludera varor från olika lager i ett leveransdokument. Utvecklingsteamet analyserar förfrågan och beslutar sig för att inkludera denna funktion i standardsystemet. Den blir därefter lanserad i nästa systemuppdatering.
Tidpunkt för automatiseringsprojektet
Beroende på hur komplexa projekten är, kan de ta olika lång tid att genomföra.
För små företag som använder typiska arbetsflöden och väljer CloudOffice, kan implementeringen ta allt från en till några veckor. Det som är avgörande är hur pass redo kunden är för den nya implementeringen, om nödvändig information som behövs på ett tidigt stadium finns tillgänglig, till exempel en lista med kunder, varor, priser etc.
För företag med mer komplexa processer som väljer ett CloudOffice ERP-system och behöver specifika funktioner, till exempel integrationer med tredjepartssystem, redovisning för flera företag i en databas etc, kan implementeringstiden vara upp till flera månader.
Eftersom CloudOffices system fungerar på principen om “low-code”, är implementeringen av systemet på kundens webbplats 2-4 gånger snabbare jämfört med klassiska system med liknande komplexitet. Läs mer på 1C Enterprise