En lysande idé för strålande affärer!
Vad gör man när ens kund behöver ett bättre lämpat och mer anpassat affärssystem? Markus Guevara på Blue Mind såg det specifika behovet hos sin kund Let it Light och kom med en lösning – CloudOffice!
Markus Guevara driver tillsammans med sin bror redovisningsbyrån Blue Mind AB, som hjälper sina kunder att komplettera affärsprocesserna med rätt ekonomikompetens och med att förenkla rutiner och redovisning. Blue Mind startades i grunden för fem år sedan av Sebastian Guevara och vid årsskiftet 2019 – 2020 kom även Markus in i bilden och började arbeta på företaget. Nu växer företaget och man har utökat ytterligare med två deltidsanställda. Allt sedan starten har fokus för Blue Mind varit att leverera kvalitet till kunderna, som till största del består av företag som erbjuder tjänster men även av ett antal artikelbaserade företag.
En av Blue Minds kunder är Let it Light AB, en grossistfirma som erbjuder ett brett sortiment av armaturer till större företag och verksamheter, som till exempel affärskedjor och byggfirmor. Kunderna finns inom allt från industri och kontor till skolor, hotell- och restaurangmiljöer. Leverantörerna finns i olika länder och deras lösningar inom belysning levereras till den svenska marknaden.
Bakgrunden
Let it Light lyser upp tillvaron för sina kunder men företaget själv hade dock tidigare ett dilemma, det såg lite mörkt ut när det kom till det affärssystem som de använde sig av. En förutsättning för företag att underlätta affärsflödet och hantera sina rutiner effektivt är ju många gånger att man har rätt verktyg till sin hjälp och att det framför allt är rätt anpassat.
Markus berättar:
– Let it Light använde ett större affärssystem som egentligen var helt fel program för just dem, det var väldigt avancerat. Visserligen hade det stora möjligheter, man kunde göra mycket i systemet, men samtidigt var det väldigt fyrkantigt, det saknade en hel del säkerhetsspärrar vilket gjorde det väldigt sårbart att arbeta i.
– Det var lätt att göra fel. Anledningen var att det här programmet var anpassat för större företag, t.ex. för matbutiker som hanterar flera produkter, men det var alldeles för avancerat för ett företag som just Let it Lights verksamhet.
– Programmet var inte webbaserat, fortsätter Markus. – Det gick inte att använda i telefonen eller på surfplattan vilket var ett måste för att säljarna skulle kunna arbeta effektivt.
Ägarna till företaget är säljare i grunden och ofta på resande fot. De behövde ett lättanvänt system som underlättade arbetet för dem. Nu blev till och med en sådan sak som att räkna ut offerter och andra rutiner svårhanterat för dem. Till slut blev det faktiskt så problematiskt att nödlösningen fick bli att Markus själv, som ju har hand om ekonomin, fick rycka in och sköta även orderhanteringen åt sin kund.
– Detta var ju en tillfällig lösning, förklarar Markus, och det var ju naturligtvis ohållbart i längden. Detta, tillsammans med att ägarna till bolaget insåg att de ville hitta en annan, smidigare lösning, var bakgrunden till sonderingen av ett nytt system berättar Markus vidare.
Något behövde alltså göras. Let it Light behövde ett annat affärsprogram, ett system som var mer anpassat för just deras behov. Blue Mind lyfte idén och föreslog att de skulle titta på bättre lösningar och se vad det fanns för program där ute på marknaden som skulle kunna hjälpa dem.
Testkörning och kriterier
Hur tänkte man i fråga om kriterier, vad önskade man att det nya systemet skulle leverera?
– Vi testkörde tre – fyra olika system för att se vilket som kunde passa, säger Markus.
– Kriterierna var att det skulle vara webbaserat, användarvänligt och helst inte ta flera månader i anspråk att lära sig. Man skulle kunna lägga kundorder, hantera offerter, inköpsorder och alla de här bitarna, säger han.
– Priset var i grunden inte det viktigaste, påpekar Markus, men det klart att det underlättar att sälja in en produkt om den är prisvärd.
– Sedan hade vi ju framtidsaspekten, tillägger han. Vi tittade på hur utvecklingsmöjligheten såg ut hos programmen. Hur kan vi utveckla det vidare när vi behöver det? Långsiktigheten var väldigt viktig!
CloudOffice
Så kom då alltså CloudOffice upp som ett av alternativen som Blue Mind provade åt sin kund.
Hur gick det till när de bestämde sig?
– Ja, säger Markus, vi pratade faktiskt om det häromdagen, Sebastian och jag, om hur vi egentligen halkade in på just CloudOffice. Det dök upp av en slump vid sökningen av program och vi sa att vi testar för att ser vart det leder! Ju mer vi testade, desto mer insåg vi att det här kunde vara vad vi letat efter!
Så valet föll på CloudOffice. Man valde också att integrera CloudOffice med programmet Fortnox, som har ett fint samarbete med CloudOffice vad gäller ekonomidelen.
Själva integreringen då, hur gick den till? Jo, processen var väldigt enkel, menar Markus.
– Det blev egentligen ingen stor integrationsprocess, det gick smidigt att flytta över och föra över informationen till det nya programmet. Kund- och leverantörsbanken och prislistor fördes bara över till CloudOffice och i samband med det uppdaterade vi prislistorna. Öppna ordrar som vi hade, försökte vi avsluta i det gamla systemet. Något avslutade jag till och med manuellt. Så det blev ingen större hantering, utan gick väldigt lätt.
Att lära sig ett nytt program kan ju i vissa fall ta lite tid i anspråk. Hur gick det för Let it Light med det nya programmet? Var det lätt för dem att ta till sig och lära sig? Det tycker Markus och han menar att resultaten inte lät vänta på sig. Han berättar att tanken var att ägarna skulle kunna komma i gång själva rätt snart och det gjorde de, menar han.
– Jag fick supporta lite i början och vi hade kanske tre utbildningstillfällen, men väldigt tidigt var de faktiskt mer eller mindre självgående och det har fortsatt att fungera väldigt bra.
Fokus på rätt sak
Nu när allt är klart och installerat, vad tycker Blue Mind och Let it Light nu om sitt nya system CloudOffice?
Hur fungerar det och vad är fördelarna?
– Vi är väldigt nöjda med allt, säger Markus. Nu kan vi ju fokusera på rätt saker! Let it Light kan fokusera på att sälja och jag på ekonomin.
– CloudOffices kundsupport fungerar bra och är mycket hjälpsam. När vi haft frågor, har vi fått svar och hjälp direkt.
En stor fördel för oss är också att vi har kunnat vara med och påverka systemet. Till skillnad mot större affärsprogram, som ju har ett helt färdigt koncept, så känner man att man som kund faktiskt kan vara med och påverka i CloudOffice. Det är flexibilitet, säger Markus.
Framtidsplaner
Framtidsplanerna, hur ser de ut för Blue Mind och Let it Light? Har de tankar kring att utveckla sitt CloudOffice?
– Systemet täcker ju absolut de behov som vi har just nu, säger Markus. Det håller som det är just nu. Det finns inget behov av s.k. speciallösningar, utan allt fungerar bra.
– Vi har pratat om att eventuellt lägga till en webbshop för Let it Light, att grossister och installatörer ska kunna lägga beställningar via hemsidan och vi har också pratat om olika lösningar med elektroniska ordrar som blir pdf-filer istället. Så visst finns det planer!
Både Blue Mind och Let it Light fick alltså ett program som de är nöjda med, ett enkelt, lätthanterligt och flexibelt system som gör det man vill att det ska göra och som samtidigt är anpassningsbart för framtiden.
Markus tillägger att han verkligen tycker att CloudOffice har något speciellt som kan passa just många mindre företag.
– Just det här med flexibiliteten och användarvänligheten. Det är en stor fördel med CloudOffice, att det är så lätt att anpassa!
Vi säger stort tack till Markus för att han ville berätta och önskar både Blue Mind och Let it Light Lycka till!
Vill du veta mer om företagen? Besök hemsidorna:
Susanna Ribas-Blomsten